August 2022
Das Thema in unserem aktuellen Newsletter lautet: „Änderungen Nachweisgesetz“.
Änderungen des Nachweisgesetzes
Zum 01.08.2022 sind zahlreiche Änderungen zum Nachweisgesetz in Kraft getreten. Das Nachweisgesetz enthält Vorgaben, wie und innerhalb welcher Fristen Arbeitgeber ihren Beschäftigten die wesentlichen Arbeitsbedingungen nachzuweisen haben. Die nun erfolgten Änderungen setzen die Europäische Richtlinie zu Arbeitsbedingungen um (Richtlinie 2019/1152, im Folgenden Arbeitsbedingungenrichtlinie). Die bisherige Regelung des strengen Schriftformerfordernisses – d.h. eigenhändige Unterschrift auf Papier – bleibt bestehen und ein Nachweis in elektronischer Form explizit verboten. Dieser Anachronismus ist umso bedauerlicher, als die Richtlinie selbst die Option zur elektronischen Übermittlung enthält. Deutschland hat von dieser Option keinen Gebrauch gemacht.
Die wesentlichen Änderungen und Erweiterungen des Nachweisgesetzes zur Umsetzung der Arbeitsbedingungenrichtlinie betreffen Angaben zur Arbeit auf Abruf, zu Anforderungen an das bei einer Kündigung einzuhaltende Verfahren, bei Leiharbeit zusätzliche Angaben zur Identität der entleihenden Unternehmen, Angaben zu Modalitäten und Vergütung von Überstunden, gegebenenfalls zu Dauer und Bedingungen der Probezeit, sowie zu etwaigen Ansprüchen des Arbeitnehmers auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung. Zusätzliche Informationspflichten sind für den Bereich der Arbeitnehmerentsendung geregelt worden.
Verkürzt wurden zudem die Fristen, innerhalb derer den Beschäftigten die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich ausgehändigt werden müssen. Bislang hatte man dafür einen Monat ab Beginn des Arbeitsverhältnisses Zeit. Dies führte vielfach zur pragmatischen Lösung, den Arbeitsvertrag mit den relevanten Details elektronisch zu schließen, und dem Beschäftigten bei Tätigkeitsbeginn dann nochmals eine händisch unterschriebene Version des ausgedruckten Dokuments zu übergeben. Das muss nach der geänderten Fassung des Nachweisgesetzes nunmehr am ersten Tag der Arbeitsleistung erfolgen, jedenfalls hinsichtlich der Namen und Anschriften der Vertragsparteien, der Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgeltes (dazu gehören auch arbeitgeberfinanzierte Zusagen auf betriebliche Altersversorgung als „Versorgungslohn“, § 2 Abs. 1 Nr. 7 NachwG) sowie der Arbeitszeit. Für andere Informationen gilt wiederum eine Frist von sieben Tagen, teilweise auch von einem Monat. Etwas rätselhaft bleibt, wie sich der Gesetzgeber eine „Aushändigung“ vorstellt, wenn der Beginn der Tätigkeit zunächst im Homeoffice erfolgt oder der Arbeitgeber in Deutschland eine unselbständige Zweigniederlassung unterhält und also im Ausland sitzt – am Ende läuft es in vielen Fällen auf eine Zustellung auf dem Postweg hinaus, damit der Beschäftigte spätestens am ersten Tag seiner Arbeitsaufnahme einen händisch gegengezeichneten Arbeitsvertrag in den Händen hält.
Neu eingeführt wurde zudem ein Bußgeldtatbestand. Arbeitgebern droht damit ein Bußgeld in Höhe von bis zu 2.000 Euro je Mitarbeiter, wenn er gegen die Informationspflichten gem. § 2 Nachweisgesetz verstößt.
Eine Erweiterung der Nachweispflichten erfolgte darüber hinaus im Hinblick auf die betriebliche Altersversorgung (bAV). Gem. § 2 Abs. 1 Nr. 13 NachwG hat ein Arbeitgeber, der einem Arbeitnehmer eine Betriebsrente über einen Versorgungsträger zusagt, Name und Anschrift des Versorgungsträgers anzugeben. Die Frist dafür beträgt einen Monat. Die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist. Die Gesetzesbegründung führt dazu beispielhaft Pensionsfonds, Pensionskassen und Lebensversicherungsunternehmen auf, die nach den §§ 234k ff. des Versicherungsaufsichtsgesetzes in Verbindung mit der VAG-Informationspflichtenverordnung den Versorgungsanwärtern bei Beginn des Versorgungsverhältnisses unter anderem auch Namen und Anschrift der Versorgungseinrichtung zur Verfügung stellen müssen, so dass der Arbeitgeber von einer diesbezüglichen Verpflichtung ausgenommen sei. Bei der Versorgung über eine Unterstützungskasse greift diese Ausnahmeregelung nicht, weshalb z.B. der EPF EuroBetriebsPensionsFonds e.V. (EPF) diese Informationen den Begünstigten in seinen Datenschutzhinweisen zur Verfügung stellt.
Mitgeteilt werden müssen zudem Änderungen an wesentlichen Vertragsbedingungen, so dass z.B. auch über Änderungen an einer bestehen Versorgungsordnung vor Inkrafttreten der Än- derung informiert werden muss. Fraglich ist, ob sich dies mit Blick auf den neu gefassten § 2 Abs. 1 Nr. 7 NachwG auch auf die Entgeltumwandlung bezieht.
De lege lata wird durch eine Entgeltumwandlung das Arbeitsentgelt geändert. Nähme man die Gesetzesnovelle wörtlich, müsste der Arbeitgeber eine (ggf. über ein Portal angestoßene oder geänderte) Entgeltumwandlung mit Schriftform bestätigen. Dem kann man mit guten Gründen eine Absage erteilen.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat mit Schreiben vom 07.07.2022 auch sein Verständnis vom Nachweis der Entgeltumwandlung klargestellt:
„Das Nachweisgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, seine Beschäftigten schriftlich über die vereinbarten wesentlichen Vertragsbedingungen zu informieren, dazu zählt auch die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts. Der Arbeitgeber muss demnach über das Arbeitsentgelt informieren, nicht aber darüber, wofür das Arbeitsentgelt von den Beschäftigten im nächsten Schritt verwendet wird. Das Nachweisgesetz ist daher nach Auffassung des BMAS auf Betriebsrenten in der speziellen Form der Entgeltumwandlung nicht anwendbar.“
Wichtig: Alle beschriebenen Änderungen betreffen Arbeitsverhältnisse ab dem 01.08.2022. Bei bereits vor dem 01.08.2022 bestehenden Arbeitsverhältnissen muss spätestens innerhalb von sieben Tagen ab Aufforderung durch den Arbeitnehmer über die arbeitgeberfinanzierte bAV in schriftlicher Form informiert werden (§ 5 NachwG).
Was ist zu tun?
Der wohl wichtigste Rat an dieser Stelle ist, nicht unnötig in Panik zu verfallen. Wie oben bereits dargestellt sind die meisten Regelungen nicht neu.
Unsere Kunden, sind jedoch gut beraten, künftig bereits im schriftlich ausgefertigten Arbeitsvertrag auf die bestehende arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung konkret hinzuweisen und ihren Mitarbeitern spätestens am ersten Arbeitstag den Zusagentext (Leistungsplan, Versorgungsordnung) zusammen mit den Datenschutzhinweisen des Versorgungsträgers (z.B. den des EPF) als Anlage zum Arbeitsvertrag auszuhändigen. Damit sind die Informationspflichten des Arbeitgebers zur bAV weitgehend erfüllt. Weitergehende Informationspflichten hinsichtlich der betrieblichen Altersversorgung ergeben sich im Wesentlichen aus dem Betriebsrentengesetz. Auch in diesem Zusammenhang müssen sich unsere Kunden keine Sorgen machen: die Erledigung dieser Aufgaben ist seit jeher Bestandteil der mit Profion bestehenden Servicevereinbarung.
